Toko WA: Solusi Mandiri UMKM untuk Order & Pembayaran Langsung di WhatsApp

Versi Komunitas (Gratis) — Do It Yourself

WhatsApp adalah kanal utama UMKM — dari buka toko sampai closing order. Toko WA memaksimalkan WhatsApp sebagai funnel omzet & data.

Disclaimer: Konten ini dibuat untuk edukasi UMKM. Gunakan dengan bijak.

• ✦ Toko WA memungkinkan UMKM jualan profesional langsung lewat WhatsApp — tanpa sistem rumit, tanpa biaya langganan.
• ✦ Pembeli cukup buka WA: Lihat katalog → Pilih produk → Order → Bayar. Semua terjadi dalam satu percakapan WhatsApp yang rapi.
• ✦ Terima pembayaran dari semua channel — transfer bank, e-wallet, QRIS — semuanya terintegrasi otomatis.
• Toko WA bukan “produk instan” atau “platform baru”. Ini sistem yang Anda pegang sendiri — tanpa fee, tanpa drama.

Kelemahan Umum UMKM di kolam MP/FoodApp

• ❌ Order rame tapi saldo datar → margin tipis, terpaksa promo-disc-ads. Efisiensi ditekan, bisnis sulit tumbuh.
• ❌ Menganggap platform itu dapur, padahal hanya etalase rentan. Kapanpun bisnis berisiko tutup karena kondisi & algoritma.
• ❌ Mau otomatis tapi tidak mau belajar alurnya.
• 🔒 Sulit keluar dari ekosistem.
• ❗ Sadari: Anda-lah 'ATM' sebenarnya.

Siapa yang Cocok Pakai Toko WA?

• ✅ Anda yg punya pengalaman marketplace-foodapp dan paham kondisi di atas.
• ✅ Sudah mulai jualan di WA, chat ramai tapi closing lemah.
• ✅ Owner Gen-Z yang sudah sadar pentingnya membangun bisnis yang resilience.

⚠️ PERINGATAN: Toko WA bukan pengganti platform

🛒 Marketplace, foodapp, sosmed → itu etalase: jalan masuk. Mereka punya trafik besar, algoritma canggih, dan bisa kasih exposure cepat. Tapi mereka bukan rumah bisnis.

• ✅ Toko WA bukan pengganti 'kebiasaan' model bisnis Anda.
• ✅ Toko WA solusi yg membuat bisnis lebih mandiri.
• ✅ Toko WA = penyeimbang margin & memberikan kedaulatan data.

• Platform = Acquire → pintu masuk pembeli baru.
• Toko WA = Retain → jaga pembeli jadi loyal & repeat-order.
• Keduanya bukan berkompetisi.
• Keduanya saling melengkapi, tapi kedaulatan tetap di WA.

Toko WA - Keunggulan Utama

• ✅ Order & pembayaran langsung di WhatsApp, dalam satu chat yg mulus.
• ✅ Teknologi Bot bantu otomasi — proses cepat tanpa tambah SDM.
• ✅ Data transaksi 100% milik UMKM.
• ✅ Hemat waktu & biaya.

💡 Ambil Kembali Margin & Data Anda

• Fee platform besar kisaran 20–25% → memakan margin.
• Termasuk data konsumen Anda sendiri yg tidak dimiliki.
• Maksimalkan margin kembali ke kas sendiri & data.
• Data? Ya. Di dunia digital, data = aset paling mahal!

Jika Anda sudah mengerti, sadar: Solusi ada di bawah ini 👇

1. Persiapan Dasar

• 1.1 Bisnis UMKM
  Khusus: owner, founder, praktisi yg sudah punya bisnis-toko UMKM.
  Bagi pemula yg sadar akan kedaulatan margin & omzet.
  Bisnis legal, punya izin usaha, NIB.


• 1.2 Produk
  Produk unggulan, photo, harga, deskripsi singkat.
  Fokus hanya kepada produk unggulan, max. 10.


• 1.3 WhatsApp Bisnis (WAB)
  Gunakan nomor khusus bisnis-toko untuk membangun trust.
  Punya 'nomor cantik'? Pasang di WAB.


• 1.4 Facebook
  Miliki akun facebook aktif. Ini berguna untuk pengembangan.​
  WhatsApp bagian dari META.


• 1.5 Sistem Pembayaran
  Pilih Payment Gateway yg ramah UMKM dan AMAN.
  Siapkan: legalitas usaha (NIB, izin usaha yg berlaku).
  Contoh: Midtrans, Xendit, DOKU


• 1.6 Pengiriman Logistik
  Pilih layanan kurir/logistik B2B.
  Jadikan ini layanan unggulan yg terintegrasi.
  Contoh: Sicepat (reguler), Paxel (sameday)

2. Setting WhatsApp Business (WAB)

• 2.1 Install WAB. Gunakan nomor khusus bisnis-toko.
• 2.2 Lengkapi profil bisnis. Pelajari fitur WAB.
• 2.3 Buat produk katalog. Prioritaskan 10 produk unggulan.
• 2.4 Set Labels — memudahkan cek status chat konsumen secara cepat.
• 2.5 Set ‘Greeting Message’ — respon otomatis awal untuk konsumen.
• 2.6 Set ‘Quick Replies’ — penting untuk respon cepat & minim friksi.
• 2.7 Lakukan simulasi: cek katalog, order, status order - sampai familiar & mahir.

3. Setting Payment Gateway (PGW)

• PGW kita gunakan untuk tangani pembayaran Order di WAB.
  Admin fokus ke WAB, konsumen fokus ke WA.
  Semua transaksi dalam satu flow-order yg mulus.
• Pilihan PGW: Midtrans, Xendit, DOKU.
  1. Lakukan registrasi, tanpa biaya.
  2. Pelajari aturan-main dan biaya yg timbul karena transaksi.
  3. Biaya yg timbul <1% (QRIS). Sesuaikan dgn registrasi bisnis.
  
• Setelah akun PGW resmi-aktif:
  1. Lakukan simulasi transaksi.
  2. Aktifkan fitur Bot WhatsApp.
  3. Pelajari dengan baik, lakukan praktek hingga familiar-ahli.

4. Simulasi Order

Lakukan simulasi order antara konsumen dan admin.

4.1 Order - Pesanan

• Gunakan link khusus WAB Catalog seperti 'wa.me/c/6281234567890/'.
  Link tsb akan mengarahkan langsung ke Produk Catalog.
• User: pilih produk → add → buat order.
• Admin: terima notif Order → Accept Order.
• Catatan:
  Perhatikan 'Order' yg terbentuk. Nomor transaksi hanya muncul setelah Admin melakukan 'Accept Order'. Ini penting untuk dicatat di PWG, agar mudah ditelusuri (audit).
• Admin: copy order ID → buat PL via PGW Bot → update status Order.
• User: melakukan pembayaran.
  
• Admin: terima notifikasi lunas → lanjut proses SOP.

5. Closing Order

Jika seluruh proses selesai, ubah status order menjadi 'Finish'.
Gunakan label WAB untuk manajemen order yang lebih rapi.

6. Evaluasi

• I. Lakukan evaluasi rutin agar poses semakin efisien, aman, dan minim friksi — targetnya Admin mampu tangani 100 order tanpa chaos. Tulis dan jadikan SOP.
• II. Maksimalkan proses ini hingga Anda tahu limitasi-batasan dari sistem ini.
• Catatan:
  Bisnis food-app, seharusnya tidak pengaruh ke ops. Permintaan kurir-driver itu datang dari konsumen.
• Pelajari & evaluasi posesnya, dicatat! Lakukan perbaikan, sesuaikan dgn kebutuhan bisnis.

7. Tips & Praktek

💡 Bergabung dengan di FB-group Komunitas Toko WA Indonesia (KTWI).
Diskusi tips, praktik terbaik, dan evaluasi bersama pelaku UMKM lain.

Toko WA & Komunitas Toko WA Indonesia (KTWI) adalah bagian dari program edukasi STUDIO Digital Turbo untuk kemajuan bisnis UMKM.